​

Reglement & Privacyvoorwaarden

HUISHOUDELIJK REGLEMENT, ALGEMENE VOORWAARDEN EN PRIVACY BELEID

​​

Doelstelling

VZW Samenaankoop ‘AZO’ heeft als doelstelling sociaal actieve organisaties te ondersteunen bij de verplichtingen rond de wetgeving op de overheidsopdrachten die van kracht is sinds juli 2013. In het bijzonder biedt ze ondersteuning bij het plaatsen van overheidsopdrachten en treedt ze op als aankoopcentrale.

​

Conform aan de wetgeving overheidsopdrachten sluit ze raamovereenkomsten met één (of meerdere) leverancier(s) af met het oog op het leveren van goederen en diensten, die bijdragen tot en noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van het maatschappelijk doel van de leden van de VZW Samenaankoop AZO.

​Alle voorwaarden waaronder de raamcontractant de opdracht zal uitvoeren, zoals leveringstermijn, betalingstermijn, tarieven en kortingen, zijn vastgelegd in het bestek van de opdracht.

​

Eenmaal de opdracht is gegund kunnen de leden rechtstreeks van de leverancier aankopen volgens de voorwaarden van het raamcontract.

​​

ALGEMENE VOORWAARDEN EN REGLEMENT

1.     De leden dienen door de Samenaankoop AZO te worden erkend als ‘sociale organisatie’. Dit betekent : de organisatie ondersteunt een maatschappelijk doel.

2.     De leden betalen een jaarlijks lidgeld. Het lidmaatschap vervalt automatisch en van rechtswege bij niet betaling op de vervaldag van de betalingstermijn. Het in gebreke blijvende lid zal vanaf dan niet meer kunnen genieten van de voorwaarden die door de raamovereenkomsten worden aangeboden.

3.     Het lidmaatschap wordt per volledig kalenderjaar afgesloten en kan opgezegd worden tot ten laatste 1 maand voor een nieuw kalenderjaar. Bij ontstentenis hiervan wordt het lidmaatschap stilzwijgend voor een kalenderjaar verlengd.

4.     Zonder opzegging van het lidmaatschap in een vorig kalenderjaar is tijdens een lopend kalenderjaar het volledig bedrag van het lidmaatschap verschuldigd, zelfs al wenst een lid tijdens het desbetreffende lopend jaar zijn lidmaatschap op te zeggen.

5.     Alle bestekken, offertes en aangeboden tarieven zijn eigendom van de VZW Samenaankoop AZO. De leden krijgen ten allen tijde inzage in deze voorwaarden, maar kunnen ze onder geen beding gebruiken om met andere ondernemers onderhandelingen te voeren. Overtreding op dit artikel kan bestraft worden met uitsluiting van het betreffende lid.

6.     Elke nieuwe opdracht tot een raamovereenkomst zal aan de leden worden aangeboden tot toetreding. Er kan aan de leden gevraagd worden zich voorafgaand hiervoor te engageren en bekend te maken welk jaarlijks volume ze voor de betreffende goederen of diensten verbruiken.  Deelname aan een raamovereenkomst van Vzw Samenaankoop AZO ontslaat het deelnemend lid niet van haar eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van de wetgeving overheidsopdrachten. Nieuwe leden dienen zich er van te vergewissen dat ze gerechtigd zijn voor deelname aan een bestaande raamovereenkomst.

7.     Elke lid beslist autonoom of het al dan niet deelneemt aan een raamovereenkomst.

8.     Indien een inschrijving tot een dossier (bv. door een e-mail) door een lid schriftelijk wordt bevestigd geeft ze aan VZW Samenaankoop AZO het mandaat om in naam en voor rekening van het deelnemend lid te handelen. Hierbij verzekert het deelnemend lid zich van de nodige interne goedkeuring tot toetreding van haar intern beslissingsorgaan. Na gunning van de overheidsopdracht loopt de juridische band aangaande de uitvoering van de opdracht verder tussen het deelnemend lid en de opdrachtnemer aan wie de opdracht werd gegund.

9.     Na toetreding tot een dossier engageren de leden zich tot het naleven van hun verplichtingen. Het niet naleven van de bepalingen van een raamovereenkomst door een lid dat hieraan deelneemt of het intrekken van een mandaat tijdens de loop van een procedure kan leiden tot kosten, een schadeloosstelling en/of uitsluiting van dit lid uit de VZW Samenaankoop AZO. Deze beslissing wordt door de bestuurders discretionair genomen.

10.   AZO streeft er naar om de leden gratis aan de verschillende raamovereenkomsten te laten deelnemen. Aan de opdrachtnemer wordt in transparantie een percentage op de gemaakte omzet gevorderd ten einde de kosten van de plaatsingsprocedure van de overheidsopdracht, verzekeringen, externe diensten/expertise en de operationele werking van de organisatie te financieren. Dit percentage wordt vermeld in elk bestek.

11.   De duur van een raamovereenkomst wordt vooraf in het bestek kenbaar gemaakt. Wie  zich inschrijft voor en toetreedt tot een raamovereenkomst verbindt zich tot het respecteren van de volledige duur van deze raamovereenkomst (of tot het ramingsbedrag bereikt is). Het lidmaatschap bij VZW Samenaankoop AZO kan dan ook niet worden opgezegd tijdens de duur van een contract waaraan een lid deelneemt.

12.   Dit reglement wordt door lidmaatschap van rechtswege onderschreven en aanvaard en is steeds raadpleegbaar op de website van VZW Samenaankoop AZO. Het kan ten allen tijde worden herzien door de bestuurders van VZW Samenaankoop AZO. Bij ontstentenis van uitdrukkelijke schriftelijke niet-aanvaarding door het lid wordt het lid geacht akkoord te gaan met elke nieuwe opeenvolgende versie.

13.   Door het lidmaatschap onderschrijft het lid en geeft het lid zijn goedkeuring aan de aanwijzing en aan samenstelling van de Raad van Bestuur van de VZW Samenaankoop AZO. Door zijn lidmaatschap geeft het lid volledig mandaat aan de raad van bestuur en bekrachtigt het diens beslissingen.

14.   VZW Samenaankoop AZO kan door de leden niet, aansprakelijk worden gesteld voor het niet naleven van de uitvoering van een raamovereenkomst door een opdrachtnemer. Bij de uitvoering van de raamovereenkomst ontstaat immers een rechtstreekse rechtsband tussen de opdrachtnemer en het deelnemend lid. Met betrekking tot de plaatsingsprocedure is de contractuele en de buitencontractuele aansprakelijkheid van VZW Aankoop AZO ten aanzien van haar leden beperkt tot 50.000 Euro per schadegeval.

15.   Uitgeschreven facturen dienen door leden binnen de betalingstermijn betaald te worden. Bij ontstentenis hiervan kunnen verwijlintresten aangerekend worden zoals op de factuur vermeld.

16.   GDPR: in het kader van het goed functioneren van de organisatie dienen contactgegevens (bvb e-mail adressen) van de verantwoordelijke personen van organisaties die lid zijn van Samenaankoop AZO VZW aan opdrachtnemers medegedeeld te worden. Elk lid verklaart uitdrukkelijk hier zijn goedkeuring aan te geven. Indien een lid dit desgevallend niet wenst, dan dient dit lid dit schriftelijk aan Samenaankoop AZO VZW te melden (zie "Privacy Beleid").