Hulp en FAQ

Waarvoor dient dit ledenportaal?

Het ledenportaal is het centrale platform om dossiers van Samenaankoop AZO te raadplegen, documenten te downloaden en je organisatie in te schrijven op relevante dossiers. Je behoudt zo één overzichtelijke werkomgeving met actuele informatie, minder e-mailverkeer, en een duidelijke historiek van je inschrijvingen.

Liever downloaden en printen?

Download de "Hulp bij gebruik"-document

Wat kan ik hier concreet doen?

Afhankelijk van je rechten kan je:

  • dossiers bekijken met toelichting en context
  • bijlagen en documenten per dossier downloaden
  • je organisatie inschrijven op dossiers, en je inschrijvingen beheren
  • per dossier zien wie er is ingeschreven, indien dit zichtbaar staat voor jouw rol
  • je eigen gegevens en voorkeuren beheren, waar dit voorzien is

Toegang en account

Hoe krijg ik toegang tot het ledenportaal?

Je krijgt toegang via een gebruikersaccount dat gekoppeld is aan je organisatie. Meestal ontvang je een uitnodiging of je account wordt voor jou aangemaakt door AZO beheer.

Registratie is vaak beperkt tot genodigde leden. Als je geen registratieknop ziet, of registratie lukt niet, contacteer AZO beheer met je naam, organisatie en het e mailadres dat toegang moet krijgen.

De standaard oorzaken zijn:

  • verkeerd e mailadres gebruikt, soms is dit een algemeen organisatieadres
  • verkeerd wachtwoord, of een oud wachtwoord opgeslagen in de browser
  • account is nog niet geactiveerd of is gedeactiveerd
  • je zit op de verkeerde loginpagina, bijvoorbeeld een publieke site login in plaats van portaal login

Gebruik “Wachtwoord vergeten” op de loginpagina. Je ontvangt een e mail met een resetlink. Controleer ook je spam of ongewenste mail. Werkt dit niet, vraag AZO beheer om je account te resetten.

Typische oorzaken:

  • de resetmail zit in spam of wordt door je mailfilter geblokkeerd
  • je gebruikt een ander e mailadres dan dat van je account
  • je organisatie gebruikt strikte security, waardoor automatische mails worden tegengehouden

Praktisch, voeg het verzendadres van het portaal toe aan je veilige afzenders, of laat je IT beheerder de mail logs nakijken.

Dossiers en inschrijven

Wat is een dossier in het portaal?

Je krijgt toegang via een gebruikersaccount dat gekoppeld is aan je organisatie. Meestal ontvang je een uitnodiging of je account wordt voor jou aangemaakt door AZO beheer.

Open het dossier en gebruik de inschrijffunctie, waar die zichtbaar is. Na inschrijving wordt je account gekoppeld aan het dossier en verschijnt dit in je overzicht met inschrijvingen, indien die lijst voor jou beschikbaar is.

Dat kan door:

  • je account heeft onvoldoende rechten, of je rol laat inschrijven niet toe
  • het dossier staat niet open voor inschrijving, of de deadline is voorbij
  • je organisatie is al ingeschreven, waardoor de knop vervangen wordt door statusinformatie

Dat hangt af van de ingestelde werkwijze. In sommige setups schrijf je de organisatie in via één hoofdaccount, in andere setups kunnen meerdere gebruikers gekoppeld worden. Als je dit nodig hebt, vraag AZO beheer om extra accounts of de juiste roltoewijzing.

Dat is een indicator hoeveel organisaties momenteel gekoppeld zijn aan het dossier. Je kan vaak doorklikken om de lijst te tonen of te verbergen, afhankelijk van je rechten en zichtbaarheid.

Als uitschrijven beschikbaar is, staat dit bij het dossier of in je inschrijvingen overzicht. Als je geen uitschrijfmogelijkheid ziet, contacteer AZO beheer, zij kunnen dit corrigeren.

Documenten downloaden en problemen oplossen

Waar vind ik de documenten van een dossier?

In elk dossier staat een sectie “Documenten” of “Bijlagen”. Daar kunnen meerdere bestanden staan, eventueel met een korte omschrijving.

Controleer dit eerst:

  • probeer een andere browser, bijvoorbeeld Chrome of Edge
  • probeer privévenster, om cache en extensies uit te sluiten
  • kijk of je downloadblokkers of beveiligingssoftware de download tegenhoudt
  • controleer of je toestel een PDF reader of Office app heeft voor het bestandstype

Blijft het probleem, meld aan AZO beheer welk dossier, welke bestandsnaam, en welke foutmelding je ziet.

Dit wijst meestal op een incomplete download of een lokale viewer issue. Download opnieuw, probeer een andere reader, of test op een ander toestel. Als het structureel is, vraag AZO beheer om het document opnieuw te publiceren.

Overzichten en export

Kan ik een overzicht van mijn inschrijvingen exporteren?

Als export geactiveerd is, kan je je dossierlijst of inschrijvingen exporteren, meestal naar CSV of Excel. Indien je die optie niet ziet, kan AZO beheer dit activeren of een export bezorgen.

Typisch dossiernaam, status, inschrijfdatum, en eventueel dossierreferentie. Documenten zelf worden niet mee geëxporteerd, enkel de metadata en verwijzingen.

Gegevensbescherming en bewaartermijnen

Hoe gaat het portaal om met gegevensbescherming?

Het portaal verwerkt gegevens in het kader van ledenbeheer en dossierwerking. Er wordt gewerkt volgens GDPR principes, minimale gegevensverwerking, toegangscontrole per rol, en logging waar nodig.

Meestal je naam, e mailadres, organisatiekoppeling, en je acties in het portaal zoals inschrijvingen. Extra velden kunnen aanwezig zijn afhankelijk van de configuratie.

Alleen geautoriseerde gebruikers. Zichtbaarheid is rolgebaseerd, bijvoorbeeld leden, dossierbeheerders en administrators. Niet iedereen ziet dezelfde informatie, dit is bewust zo ingericht.

Bewaartijden hangen af van wettelijke verplichtingen en interne afspraken. Als je een concreet dossier of periode wil weten, vraag AZO beheer naar de actuele bewaartermijnen en het verwerkingsregister.

Ja, binnen de grenzen van wettelijke verplichtingen. Voor correcties of verwijderverzoeken kan je contact opnemen met AZO beheer, zij behandelen dit conform de procedure.

Support en escalatie

Waar meld ik een probleem of vraag?

Gebruik het contactkanaal dat AZO voorziet, bijvoorbeeld via contactformulier of support e mail. Geef altijd mee:

  • je naam en organisatie
  • het dossier waarover het gaat
  • wat je verwachtte, wat er gebeurde, en eventuele screenshots
  • browser en toesteltype

Reproduceerbaar maken is key. Stuur een korte beschrijving van de stappen, en test indien mogelijk even in een andere browser. Zo kan support sneller triëren tussen accountrechten, browser issue, of een portaalbug.

Als je dit ook als webpagina indeling wil, kan ik het herschrijven naar compacte accordion secties met korte antwoorden en een “meer info” uitklapper, dat converteert meestal beter op een hulppagina.