HUISHOUDELIJK REGLEMENT, ALGEMENE VOORWAARDEN EN PRIVACY BELEID

​

Doelstelling

VZW Samenaankoop ‘AZO’ heeft als doelstelling sociaal actieve organisaties te ondersteunen bij de verplichtingen rond de nieuwe wetgeving op de overheidsopdrachten die van kracht is sinds juli 2013.

​

Hierbij zal zij via een procedure conform aan de wetgeving rond overheidsopdrachten, raamovereenkomsten  met één leverancier afsluiten met het oog op het leveren van goederen en diensten die bijdragen tot en noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van het maatschappelijk doel van de leden van de VZW Samenaankoop AZO.

​

Wanneer de raamovereenkomst is afgesloten, zullen de opdrachten (en effectieve levering van diensten of goederen) rechtstreeks door de leden van de  VZW Samenaankoop AZO  en voor hun rekening aan deze raamcontractant ( leverancier) worden gegund. Alle voorwaarden waaronder de raamcontractant de opdracht zal uitvoeren, zoals leveringstermijn, betalingstermijn, tarieven en kortingen, zijn vastgelegd in deze raamovereenkomst.

​

De leden sluiten rechtstreeks een contract tot levering van goederen of diensten, of een bestelbon af met de raamcontractant, met verwijzing naar de referenties van het raamcontract.

De leden hebben het recht om ten allen tijde het dossier met betrekking tot een onderhandelingsprocedure, op te vragen.

​

Voorwaarden tot toetreding en lidmaatschap, werkwijze en algemene voorwaarden:

1.     De leden dienen door de Samenaankoop AZO te worden erkend als ‘sociale organisatie’. Dit betekent : de organisatie ondersteunt een maatschappelijk doel.

2.      De leden betalen een jaarlijks lidgeld. Het lidmaatschap vervalt bij niet betaling op de vervaldag van de betalingstermijn. Het in gebreke blijvende lid zal vanaf dan niet meer kunnen genieten van de voorwaarden die door de raamcontracten worden aangeboden.

3.      Het lidmaatschap wordt per volledig kalenderjaar afgesloten en kan opgezegd worden tot ten laatste 1 maand voor een nieuw kalenderjaar. Bij ontstentenis hiervan wordt het lidmaatschap stilzwijgend voor een kalenderjaar verlengd.

4.      Zonder opzegging van het lidmaatschap in een vorig kalenderjaar is tijdens een lopend kalenderjaar het volledig bedrag van het lidmaatschap verschuldigd, zelfs al wenst een lid tijdens het desbetreffende lopend jaar zijn lidmaatschap op te zeggen.

5.      Alle bestekken, offertes en aangeboden tarieven zijn eigendom van de VZW Samenaankoop AZO. De leden krijgen ten allen tijde inzage in deze voorwaarden, maar kunnen ze onder geen beding gebruiken om met andere leveranciers onderhandelingen te voeren. Overtreding op dit artikel kan bestraft worden met uitsluiting van het betreffende lid.

6.      Elke nieuwe opdracht tot een raamovereenkomst zal aan de leden worden aangeboden tot toetreding. Er kan aan de leden gevraagd worden zich voorafgaand hiervoor te engageren en bekend te maken welk jaarlijks volume ze voor de betreffende goederen of diensten verbruiken. 

7.      Elke lid beslist autonoom of het al dan niet deelneemt aan een raamcontract.

8.      Indien een inschrijving tot een dossier (bvb. door een e-mail) door een lid schriftelijk wordt bevestigd geeft ze aan VZW Samenaankoop AZO het mandaat om in naam en voor rekening van het deelnemend lid te handelen. Na toewijzing van de opdracht loopt de juridische band verder tussen het deelnemend lid en de leverancier die de gunning kreeg toegewezen.

9.      Na toetreding tot een dossier of het geven van een mandaat engageren de leden zich tot het naleven van hun verplichtingen. Het niet naleven van een raamcontract door een lid dat toegetreden is tot een dossier of het intrekken van een mandaat tijdens de loop van een procedure kan leiden tot kosten, een schadeloosstelling en/of uitsluiting van dit lid uit de VZW Samenaankoop AZO. Deze beslissing wordt door de bestuurders discretionair genomen.

10.    Per raamcontract wordt er voorafgaand desgevallend een dossierkost vermeld. AZO streeft er echter naar om de leden gratis aan de dossiers te laten deelnemen. Aan de leverancier wordt dan in transparantie een percentage op de gemaakte omzet gevorderd. Dit percentage is te vinden in het bestek. Afhankelijk van het type dossier kan er bij wijze van uitzondering bij inschrijving aan de leden een vaste dossierkost gevraagd worden. Dit wordt vooraf duidelijk medegedeeld. Deze bedragen dienen om het ontwerp van het dossier, verzekeringen, externe expertise en de operationele werking van de organisatie te financieren.

11.    De duur van een raamcontract wordt vooraf in het bestek kenbaar gemaakt. Wie  zich inschrijft voor en toetreedt tot een raamcontract verbindt zich tot het respecteren van de volledige duur van het contract. Het lidmaatschap bij VZW Samenaankoop AZO kan niet worden opgezegd tijdens de duur van een contract waaraan een lid deelneemt.

12.    Dit reglement wordt door lidmaatschap van rechtswege onderschreven en aanvaard. Het kan ten allen tijde worden herzien door de bestuurders van VZW Samenaankoop AZO. Door uw lidmaatschap onderschrijft U en geeft U uw goedkeuring aan de aanwijzing en samenstelling van de Raad van Bestuur.

13.    VZW Samenaankoop AZO kan noch door de leden, noch door de raamcontractanten aansprakelijk worden gesteld voor het niet naleven van een raamovereenkomst tussen één der beide contractanten (leverancier en leden).

14.    Uitgeschreven facturen dienen door leden of leveranciers binnen de betalingstermijn betaald te worden. Bij ontstentenis hiervan kunnen verwijlintresten aangerekend worden zoals op de factuur vermeld.

15.    GDPR: in het kader van het goed functioneren van de organisatie dienen contactgegevens (bvb e-mail adressen) van de verantwoordelijke personen van organisaties die lid zijn van Samenaankoop AZO VZW aan leveranciers die een opdracht gewonnen hebben medegedeeld te worden. Elk lid verklaart uitdrukkelijk hier zijn goedkeuring aan te geven. Indien een lid dit desgevallend niet wenst, dan dient dit lid dit schriftelijk aan Samenaankoop AZO VZW te melden (zie "Privacy Beleid").

 

Privacy

Heeft u een vraag, een opmerking of een suggestie? Aarzel dan niet om ons te contacteren.
E-mailadres: info@samenaankoopazo.be

​

Privacyverklaring

De vereniging hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens (en dat je privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

​

De vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor
  deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;

• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de
  verwerking van je persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.
Indien je na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via bovenstaande contactgegevens.

​

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende
doeleinden en rechtsgronden :

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten;

• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (mits toestemming);

 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden.

 

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);

• ​

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door je verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

​

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

​

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens worden niet langer dan 2 jaar bewaard na je ontslag uit de vereniging tenzij de gegevens nodig zijn voor statistische doeleinden.

​

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegeven svan u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens de vereniging van gegevens kennis kunnen nemen,
  zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als
  daar aanleiding toe is;

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. (om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om je te identificeren). Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door je verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van je direct aan een andere partij.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

 

Wijziging privacy statement​

De vereniging kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.